Si tienes un e-commerce y estás pensando en organizar un evento para conectar directamente con tus clientes, partners o potenciales inversores, la secretaría técnica en eventos será una de las claves del éxito. Te lo contamos todo en este artículo.
Detrás de cada evento impecable hay un engranaje logístico y técnico que, aunque pase desapercibido, resulta absolutamente determinante. Una mínima descoordinación puede empañar la imagen de tu marca y comprometer el impacto que buscas generar.
En este artículo exploramos los errores más comunes en la gestión técnica de eventos y cómo anticiparlos y corregirlos para que la organización de tu evento sea todo un éxito, especialmente si eres propietario de un negocio online decidido a dar un paso adelante en su estrategia de marketing experiencial.
Qué vas a ver en este artículo
1. Falta de seguimiento con proveedores
Uno de los fallos más comunes es no establecer un seguimiento constante con los proveedores implicados: audiovisuales, catering, transporte, montaje, etc. Como propietario de un e-commerce, puede que estés acostumbrado a gestionar proveedores online, pero en los eventos físicos, la coordinación y confirmación presencial son fundamentales.
Una secretaría técnica profesional establece un sistema de actualizaciones periódicas para asegurar que cada proveedor cumple los plazos y condiciones pactadas.
2. Mala coordinación con el venue
El espacio físico donde se celebra el evento es un socio más de tu marca durante el día del evento. Aspectos como accesos, horarios de carga y descarga, restricciones técnicas o servicios adicionales deben quedar claros desde el principio para evitar improvisaciones de última hora.
Además, es fundamental realizar una visita técnica previa para conocer de primera mano el espacio, anticipar posibles limitaciones logísticas y asegurarse de que todo esté alineado con las necesidades del evento. Una mala coordinación con el venue puede derivar en retrasos, cambios de última hora o incomodidades para los asistentes.
3. Errores en inscripciones y acreditaciones
Si vendes online, sabes que la experiencia de usuario es vital. En los eventos físicos sucede igual: errores en la inscripción o en la entrega de acreditaciones pueden empañar la primera impresión que los asistentes tengan de tu marca. La primera interacción debe ser fluida, profesional y rápida.
Un proceso de acreditación mal planificado puede generar largas colas, frustraciones y un inicio de evento poco acogedor. Es fundamental contar con sistemas de registro eficaces, personal capacitado y un protocolo claro para resolver incidencias en tiempo real.
4. Comunicación deficiente con ponentes
Si has invitado a expertos, embajadores de marca o influencers de tu sector, debes tratarlos como activos estratégicos. La comunicación debe ser fluida y anticipada, asegurando que conocen horarios, ubicaciones y cualquier cambio relevante.
No des nada por supuesto: confirma siempre.
Además, mantener un canal de comunicación directo y proactivo permite resolver dudas antes del evento y garantizar que cada ponente se sienta valorado y respaldado. Un ponente bien informado transmite seguridad, lo que se refleja directamente en la calidad de su intervención y en la imagen general del evento.
5. Cambios logísticos mal gestionados
En un evento físico, cualquier modificación requiere una logística perfectamente orquestada. Tener protocolos de actuación y un equipo que coordine los cambios en tiempo real puede marcar la diferencia entre un pequeño contratiempo y un problema de reputación.
Una mala gestión de los cambios puede afectar la dinámica del evento, generar confusión entre asistentes y proveedores, o incluso provocar cancelaciones de actividades importantes.
Anticiparse, comunicar de manera efectiva y actuar con rapidez son cualidades esenciales en la gestión de la logística en eventos presenciales.
La importancia de un equipo especializado
Hay un dicho muy apropiado en el ámbito profesional: «Zapatero a tus zapatos».
Contar con especialistas en la organización de eventos es fundamental para garantizar un resultado impecable. Empresas como Padcelona se integran como una extensión natural del equipo del cliente, trabajando con un enfoque proactivo, meticuloso y respaldado por una amplia experiencia en la gestión de eventos corporativos.
Una secretaría técnica bien gestionada debe pasar desapercibida para los asistentes, pero resulta crucial para el éxito del evento.
(*) Este artículo contiene imágenes generadas con IA.
