Pautas para contratar un proveedor tecnológico

Desde mi experiencia asesorando a Pymes y emprendedores para mejorar su presencia digital, no paro de encontrar casos de fracaso a la hora de contratar un proveedor tecnológico.

Es por ello, que quiero compartir algunas claves para no caer en posibles errores a la hora de contratar un proveedor tecnológico y que se pueden convertir en una verdadera pesadilla.

Analizar muy bien mi necesidad tecnológica

Es fundamental tener claro lo que queremos exactamente pues hay miles de proveedores tecnológicos y servicios diferentes, por lo que para saber a qué tipo de proveedor acudimos, primero hay que tener muy claro qué queremos.

Por ejemplo: Si necesito mejorar el posicionamiento de mi Web desde el punto de vista SEO, necesito un especialista en SEO. Pero si necesito mejorar el SEO y el resto de canales de venta online para mejorar mis resultados, tengo que acudir a otro tipo de proveedor que me haga una gestión más integral de mi eCommerce.

Analizar las soluciones tecnológicas en el mercado

Aunque no seamos expertos a nivel técnico, es importante que nos informemos primero de qué tipo de soluciones tecnológicas existen en el mercado que cubran mis necesidades y expectativas.

Por ejemplo: Si queremos montar una tienda online, es importante realizar un estudio previo de qué tipo de plataformas existen en el mercado que me puedan servir, qué coste tienen y qué funciones de tienda online cubren.

¿Cómo puedo informarme?

Buscando en Internet artículos relacionados con mis necesidades tecnológicas. Por ejemplo: pasos a seguir para montar una tienda online.
Acudiendo a cursos relacionados con tus expectativas tecnológicas. Hoy en día hay miles de cursos que ofrecen diferentes organismos públicos que te pueden ayudar a analizar tus opciones y el mercado actual.
Acudiendo a expertos. Por ejemplo, desde eCommerce Efectivo tenemos un servicio de asesoramiento tecnológico donde analizamos tus necesidades y te proponemos las posibles soluciones técnicas y operativas de cara a diseñar tu estrategia digital.

Que el precio no decida por ti

Para estar en Internet de forma efectiva es necesario realizar una inversión tecnológica y la más barata no siempre es la más adecuada. Es necesario realizar un análisis coste / beneficios a medio plazo.

Por ejemplo: Si vas a crear una tienda online, hay proveedores tecnológicos que te ofrecen sus propias aplicaciones muy económicas a modo de paquete cerrado, pero ¿cubren todos los requisitos de negocio de una tienda online como la gestión de cupones y descuentos, la gestión del SEO del catálogo de productos, etc.? ¡Mucho cuidado!

Analiza la dependencia del proveedor tecnológico

Otra cuestión importante es analizar en función de la solución tecnológica elegida, cuál será la dependencia que tendremos del proveedor tecnológico a futuro.

Por ejemplo: imagina que has contratado a un proveedor tecnológico para que te desarrolle una página Web y una vez hecha ¿qué voy a necesitar de él? Puedes contratarle una bolsa de horas anual de mantenimiento de la web para posibles cambios, pero ¿qué tipo de actualizaciones podrás hacer tú de forma autónoma y para cuáles necesitarás llamar al proveedor?

Es recomendable, dejar claro este punto desde el inicio. Plantéate por ejemplos las siguientes cuestiones:

¿Puedo modificar mis propias opciones de menú o necesito llamar al proveedor tecnológico?
¿Puedo actualizar las imágenes del carrusel de fotos de la página Home o necesito llamar al proveedor tecnólogico?
¿Puedo cambiar el SEO de mis páginas, posts o productos o necesito llamar al proveedor tecnológico?
¿Qué pasa si quiero finalizar mi relación con el proveedor tecnológico actual? ¿puedo traspasar el mantenimiento de toda mi Web a otro proveedor de forma fácil?

A menor dependencia de tu proveedor tecnológico, más flexibilidad y mayores opciones tecnológicas y de mejora para ti.

Realiza un estudio comparativo

Antes de contratar a un proveedor tecnológico, es recomendable contactar con más de uno y analizar las diferentes propuestas que nos ofrezcan. Que el precio no nos condicione. Siempre es aconsejable pedir:

Credenciales o trabajos realizados para otros clientes.
Casos de éxito si los tienen, con los resultados conseguidos.
Ejemplos de informes de seguimiento que podréis compartir para revisar el avance del proyecto.
Comunicación durante el proyecto: cada cuánto tiempo os reuniréis para hacer un seguimiento del proyecto, dónde tendrán lugar dichas reuniones, contenidos de las de las mismas, etc.

Define muy bien el alcance del proyecto

Una vez analizados todos los puntos previos, se debe plasmar en un papel el alcance del proyecto especificando al menos los siguientes puntos:

Todos los requisitos técnicos solicitados al proveedor.
Plazos de ejecución.
Formas de pago.
Garantía del trabajo realizado.
Mantenimiento posterior.
…

Lo normal es que este documento lo prepare el proveedor tecnológico y que lo reviséis de forma conjunta, debiendo quedar evidencia del acuerdo con un OK formal por ambas partes.

Haz seguimiento periódico

La comunicación con el proveedor tecnológico es muy importante, es por ello recomendable que acuerdes con él cómo vais a realizar el seguimiento del proyecto y mantener reuniones periódicas para revisar el trabajo realizado. Así evitaremos llevarnos sorpresas de última hora.

Y recuerda no caer en estos errores comunes: pedir a tu proveedor tecnológico desarrollos que no están en el contrato, servicios que inicialmente no fueron acordados, que el proveedor conozca tu negocio o sector o a la perfección…